Bestuurssecretaresse
Voor Gemeente De Bilt zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse
- Plaats Bilthoven
- Uren per week 32 uren per week
- Opleiding Hbo / Mbo
- Vakgebied Staf, lijn en ondersteuning
- Contracttype Interim / ZZP
- Aanvraagnummer 641-B
Over de functie
Wat ga je doen?
Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders en directie gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team Bestuur- en Managementondersteuning, het Centraal Secretariaat en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie. Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college en directie. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar, ontvang je bezoek, regel je facilitaire zaken en ga je, waar nodig, mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60+-huwelijken en 100+-jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.
Competenties:
- Je bent resultaatgericht en je hebt overtuigingskracht;
- Je werkt graag samen;
- Je neemt graag initiatief en bent oplossingsgericht;
- Je bent omgevingsbewust: goed op de hoogte van (in- en externe) ontwikkelingen en van wat er leeft bij alle belanghebbenden;
- Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9 tot 5 mentaliteit);
- Je kunt de juiste prioriteiten stellen om jezelf, de bestuurder/manager en de omgeving te managen;
- Werken onder tijdsdruk vind je geen probleem;
- Je kunt uitstekend plannen en organiseren;
- Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke besluitvormingsprocessen.
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Bilthoven
Startdatum: 16-10-2023
Duur: 2 maanden
Optie op verlenging: 1 maal 2 maanden
Inzet: 32 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 06-10-2023
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: n.t.b.
Over de organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus.
Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Wat wij vragen
Functie eisen (knock-out criteria):
1. Beschikbaarheid voor 32-36 uur per week voor minimaal 4 maanden
2. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO+/HBO op het gebied van directie- of managementondersteuning
Functie wensen (gunningscriteria):
1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur
3. Ervaring met complex agendabeheer
Wat wij bieden
Ben jij als professional op zoek naar een interessante opdracht waarin jij het verschil kunt maken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Bij ICQ Groep krijg je de kans om te werken aan uitdagende projecten bij verschillende opdrachtgevers. Je krijgt de mogelijkheid om jezelf voortdurend te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen. We zijn op zoek naar talent zoals jij, dus waar wacht je nog op? We seek you!
Meer informatie
Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?
- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).
N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.