Secretarieel ondersteuner IBD
Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de coördinatoren en ben jij het organisatorische hart van het team.
- Plaats Den Haag
- Uren per week 18 tot 24 uren per week
- Opleiding HBO
- Vakgebied Staf, lijn en ondersteuning
- Contracttype Tijdelijke loondienst ICQ / Detachering
- Aanvraagnummer 10660-A
Over de functie
Voor Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn wij op zoek naar een Secretarieel ondersteuner IBD.
NB. In het kader van de wDBA kan deze opdracht alleen op basis van “detachering” worden uitgevoerd. ICQ Groep biedt hiervoor diverse mogelijkheden. Hierbij kun je rekenen op een aantrekkelijk salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden. Geïnteresseerd in de mogelijkheden die wij daarvoor bieden? Ga dan naar https://www.icq-groep.nl/over-icq/nieuws/actueel/update-wet-dba-wij-zijn-er-klaar-voor-jij-ook
Opdracht:
Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de coördinatoren en ben jij het organisatorische hart van het team. In deze functie onderhoud je zowel interne als externe contacten, en houd je zicht op de voortgang van uiteenlopende administratieve en secretariële taken. Denk hierbij aan het agendabeheer, organiseren en notuleren van vergaderingen, opvolging van gemaakte afspraken, het bieden van administratieve ondersteuning en aan het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten met zeer uiteenlopende thema’s en deelnemers.
In alle dynamiek ben jij als ondersteuner een centraal rustpunt, weet jij de orde te bewaren, heb je een oog voor het resultaat en blijf je gestructureerd werken. Je houdt ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en bent goed in het plannen en organiseren. Je bent nieuwsgierig, zelfstandig en niet bang om met nieuwe ideeën te komen, hebt een proactieve houding en bent communicatief sterk. Je bent ook klantgericht en kan planmatig werken. Je bent een echte teamspeler: je communiceert open, werkt graag samen met de collega’s in het team en streeft samen naar het beste resultaat. Daarnaast kun je goed zelfstandig werken: je stelt prioriteiten, bewaakt je eigen planning en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.
Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:
- Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorgdragen voor vergaderstukken, opvolgen van gemaakte afspraken en het bewaken van actiepunten;
- Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
- Plannen van complexe afspraken;
- Ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
- Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen;
- Meedenken in procesoptimalisatie;
- Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden en fungeren als back-up voor bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator, zoals o.a. het beheer van de IBD website en het beheren en doorvoeren van diverse administratieve verwerkingen en het beoordelen op juistheid van de gegevens in het IBD CRM.
Competenties:
- Je bent resultaatgericht;
- Je bent klantgericht;
- Je bent dienstverlenend;
- Je bent gestructureerd;
- Je beschikt over organisatorische vaardigheden;
- Je bent proactief;
- Je bent zelfstandig;
- Je bent omgevingsbewust;
- Je bent samenwerkingsgericht;
- Je beschikt over communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je bent flexibel;
- Je bent integer.
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den Haag, hybride
Begindatum: 18-05-2026
Einddatum: 31-12-2026
Optie op verlenging: ja
Inzet per week: 18-24 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 28-04-2026
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: 06-05-2026
Over de organisatie
Samen met alle gemeenten staat de VNG voor kracht en kwaliteit van het lokaal bestuur. De VNG ondersteunt gemeenten bij hun verdere ontwikkeling tot eerste overheid, de overheid die het dichtst bij burgers en bedrijven staat. Het lokaal bestuur bepaalt de VNG-agenda. De VNG is een dienstverlenende organisatie en biedt een platform voor opinievorming en vernieuwing. De VNG is bovendien dé belangenbehartiger van alle gemeenten en dus een belangrijke gesprekspartner voor andere overheden en maatschappelijke organisaties.
Wat wij vragen
Eisen:
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op MBO niveau;
- Je hebt minimaal 4 jaar ervaring in het ondersteunen van teams en managers, als secretaresse of ondersteuner;
- Je beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het functioneel en/of technisch beheren van Microsoft Teams, inclusief het inrichten van teams, kanalen en rechtenstructuren, en het beheren van documentstructuren;
- Je hebt ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress);
- Je hebt recente ervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, met het organiseren van meer dan 5 bijeenkomsten per jaar voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties.
Wensen:
- Je beschikt over een bewezen trackrecord als secretarieel ondersteuner;
- Je hebt recente ervaring met het organiseren van bijeenkomsten;
- Je hebt kennis van CRM systemen, bij voorkeur MS Dynamics;
- Je hebt kennis van de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering;
- Je beschikt over werkervaring op HBO niveau, bijvoorbeeld: complexe informatie verwerken en samenvatten, procesmatig meedenken en verbeteren, zelfstandig organiseren en prioriteren, werken als “back-up” op hoger niveau;
- Je hebt ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress).
Wat wij bieden
Ben jij als professional op zoek naar een interessante opdracht waarin jij het verschil kunt maken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Bij ICQ Groep krijg je de kans om te werken aan uitdagende projecten bij verschillende opdrachtgevers. Je krijgt de mogelijkheid om jezelf voortdurend te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen. We zijn op zoek naar talent zoals jij, dus waar wacht je nog op? We seek you!
Meer informatie
Meer informatie:
Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Persoonlijke motivatie: Schrijf een overtuigende motivatie in de 'ik-vorm’, waarin je kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht. Licht puntsgewijs toe hoe jij aansluit bij de gestelde eisen en wensen.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.
N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.