Management Assistent
De managementassistent levert een bijdrage aan de werkzaamheden van VNG Realisatie, met specifieke inzet op het Domein Digitale Overheid en Dienstverlening (DOD). De werkzaamheden worden uitgevoerd in afstemming met meerdere collega’s binnen het team, waaronder de manager van DOD en haar strategisch adviseurs. Binnen deze opdracht draagt de managementassistent zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken.
- Plaats Den Haag
- Uren per week 18 uren per week
- Opleiding HBO
- Vakgebied Staf, lijn en ondersteuning
- Contracttype Interim / ZZP / Tijdelijke loondienst ICQ / Detachering
- Aanvraagnummer 6234-C
Over de functie
Voor VNG Realisatie B.V. zijn wij op zoek naar een Management Assistent.
Opdracht:
Het doel van de inzet van Management assistent is dat werkzaamheden van administratieve/secretariële-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van een manager.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:
De Management assistent ondersteunt een de manager van Team DOD - VNG Realisatie. Daarbij verricht zij de volgende werkzaamheden:
- Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten);
- Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers;
- Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk afhandelen;
- Is achtervang van en werkt nauw samen met de andere Management assistenten;
- Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen);
- Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken);
- Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten;
- Regelen van reizen en accommodaties;
- Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld;
- Faciliteert op gebied van representatie en lief en leed;
- Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie.
Resultaat van de opdracht:
De managementassistent levert een bijdrage aan de werkzaamheden van VNG Realisatie, met specifieke inzet op het Domein Digitale Overheid en Dienstverlening (DOD). De werkzaamheden worden uitgevoerd in afstemming met meerdere collega’s binnen het team, waaronder de manager van DOD en haar strategisch adviseurs. Binnen deze opdracht draagt de managementassistent zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken.
Dat betreft onder meer het coördineren van afspraken, het organiseren van bijeenkomsten, het beheren van correspondentie, het afstemmen van publicaties met de afdeling communicatie en het bewaken van voortgang en planning. Er wordt gewerkt met interne systemen en conform de geldende processen binnen de organisatie. De werkwijze is gericht op zelfstandige taakuitvoering binnen overeengekomen kaders. Er wordt initiatief genomen, doorgepakt en gecommuniceerd met oog voor de omgeving. Zaken zijn op orde, bijeenkomsten verlopen vlekkeloos, communicatie is tijdig afgestemd en dossiers zijn actueel. De aanpak kenmerkt zich door toewijding, zorgvuldigheid en een hoge mate van professionaliteit. De samenwerking vraagt weinig woorden; afspraken worden nagekomen en werk wordt voortvarend opgepakt.
Competenties:
- Accuraat werken
- Flexibiliteit
- Integriteit
- Klantgerichtheid
- Organisatiesensitiviteit
- Plannen en organiseren
- Voortgangscontrole
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den haag/Hybride
Begindatum: 1 augustus 2025
Einddatum: 31 december 2025
Optie op verlenging: ja
Inzet per week: 18 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 09-07-2025
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: Maandag 21 juli 2025, tussen 16.00 en 17.00 uur Dinsdag 22 juli 2025, tussen 16.00 en 17.00 uur
Over de organisatie
Samen met alle gemeenten staat de VNG voor kracht en kwaliteit van het lokaal bestuur. De VNG ondersteunt gemeenten bij hun verdere ontwikkeling tot eerste overheid, de overheid die het dichtst bij burgers en bedrijven staat. Het lokaal bestuur bepaalt de VNG-agenda. De VNG is een dienstverlenende organisatie en biedt een platform voor opinievorming en vernieuwing. De VNG is bovendien dé belangenbehartiger van alle gemeenten en dus een belangrijke gesprekspartner voor andere overheden en maatschappelijke organisaties.
Wat wij vragen
- Minimaal 2 jaar werkervaring op MBO werk- en denkniveau
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een management assistent functie
- Minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
- Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer;
Wensen:
- Aantoonbare werkervaring als managementassistent waarbij hij/zij snel wijzigende agenda’s beheert i.c.m. mailbox (benoem 2 voorbeelden in motivatiebrief).
- Een afgeronde administratieve of secretariële opleiding.
Wat wij bieden
Ben jij als professional op zoek naar een interessante opdracht waarin jij het verschil kunt maken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Bij ICQ Groep krijg je de kans om te werken aan uitdagende projecten bij verschillende opdrachtgevers. Je krijgt de mogelijkheid om jezelf voortdurend te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen. We zijn op zoek naar talent zoals jij, dus waar wacht je nog op? We seek you!
Meer informatie
Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Persoonlijke motivatie: Schrijf een overtuigende motivatie in de 'ik-vorm’, waarin je kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht. Licht puntsgewijs toe hoe jij aansluit bij de gestelde eisen en wensen.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.
N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.
