Management Assistent Directie
Je beheert proactief de complexe agenda van de faculteitssecretaris en maakt hierbij scherpe afwegingen in prioriteit, voorbereidingstijd en reistijd.
- Plaats Delft
- Uren per week 24 uren per week
- Opleiding HBO
- Vakgebied Staf, lijn en ondersteuning
- Contracttype Tijdelijke loondienst ICQ / Detachering
- Aanvraagnummer 10659-A
Over de functie
Voor TU Delft zijn wij op zoek naar een Management Assistent Directie.
NB. In het kader van de wDBA kan deze opdracht alleen op basis van “detachering” worden uitgevoerd. ICQ Groep biedt hiervoor diverse mogelijkheden. Hierbij kun je rekenen op een aantrekkelijk salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden. Geïnteresseerd in de mogelijkheden die wij daarvoor bieden? Ga dan naar https://www.icq-groep.nl/over-icq/nieuws/actueel/update-wet-dba-wij-zijn-er-klaar-voor-jij-ook
Opdracht:
Binnen het faculteitssecretariaat van de faculteit Mechanical Engineering werk je nauw samen met de decaan (bestuurlijk verantwoordelijke binnen de faculteit), de faculteitssecretaris en secretariaatscollega. Als management assistent / office manager rapporteer je aan en ondersteun je de faculteitssecretaris. Je vormt samen met de decaan, de faculteitssecretaris en de management assistent van de decaan het faculteitssecretariaat: een team waarin samenwerking, discretie en overzicht centraal staan.
In dit bestuurlijke hart van de faculteit komen de werkprocessen in de hiërarchische lijn (CvB, decaan, afdelingsvoorzitters) en functionele lijn (onderwijs en onderzoek, financiën, HR, ICT, huisvesting, etc.) samen. Je zet je in op diverse fronten, waaronder voor de afdelingssecretarissen en stafafdelingen binnen de faculteit. Zo werk je bijvoorbeeld ook nauw samen met de inhoudelijke experts op het gebied van huisvesting, HR en Finance. Je houdt dwarsverbanden in de gaten en denkt pro-actief mee over het opstellen van de agenda’s van de verschillende overleggen en je houdt de opvolging van acties in de gaten. Je organiseert bijeenkomsten voor de stafafdelingen en helpt collega’s van communicatie met faculteitsbrede evenementen. Je bent geordend en zorgt voor archivering van documenten, besluiten en correspondentie.
Je beheert proactief de complexe agenda van de faculteitssecretaris en maakt hierbij scherpe afwegingen in prioriteit, voorbereidingstijd en reistijd. Conflicterende interne-en externe afspraken los je effectief en klantgericht op. Ook handel je binnenkomende e-mail zelfstandig af en/of leest vertrouwelijk mee om goed zicht te houden op wat er speelt. Notuleren, soms ook in het Engels, behoort eveneens tot je takenpakket en daarnaast is er de vrijheid om het takenpakket uit te breiden. Ook werk je nauw samen met de management assistent van de decaan en zal je af en toe ook die werkzaamheden op je nemen (bijvoorbeeld in een vakantieperiode).
Geen dag is hetzelfde: het werk is dynamisch, afwisselend en biedt volop ruimte om jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden in te zetten.
Competenties:
- Proactief;
- Discreet;
- Organisatorisch sterk;
- Communicatief vaardig;
- Samenwerkingsgericht.
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Delft
Begindatum: zsm
Einddatum: 3 maanden na start
Optie op verlenging: ja
Inzet per week: 24 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 15-04-2026
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: 21-04-2026
Over de organisatie
De TU Delft wil een compleet en hoogwaardig spectrum aan disciplines, onderzoek en opleidingen, blijven bieden op het gebied van de ingenieurswetenschappen met instandhouding van onze unieke faciliteiten. Daarmee wil de TU Delft een technische universiteit met een vooraanstaande wereldwijde reputatie blijven, die door haar peers als world leading wordt gezien. Wij willen een broedplaats zijn en blijven voor grensverleggende technisch-wetenschappelijke antwoorden op de grote maatschappelijke vraagstukken van onze tijd. De TU Delft wil een universiteit zijn die bedrijven waarderen vanwege de uitstekende ingenieurs (MSc en PhD) en als innovatieve samenwerkingspartner op basis van onze hoogwaardige kennis die via nuttigheidsgedreven vragen is verkregen; een universiteit van waaruit nieuwe bedrijvigheid opbloeit en waarvan het onderwijs en onderzoek een belangrijke bijdrage leveren aan een competitieve economie.
Wij willen een universiteit zijn waar wetenschappers en studenten werken en denken vanuit inter- en multidisciplinariteit en waar de combinatie van science, design en engineering de dominante invalshoek is in onderwijs en onderzoek. De TU Delft wil een inspirerend en genderbewust instituut blijven waar vanuit de hele wereld de beste wetenschappers en slimste studenten naar toe komen om hun talenten te ontplooien. De TU Delft heeft het meest complete spectrum aan ingenieurswetenschappen in Nederland. Wij leiden ongeveer de helft van de studenten bèta en techniek op. Bijna 100% van de in Delft opgeleide ingenieurs vindt binnen één jaar na afronding van de studie een baan. De TU Delft streeft naar behoud van deze posities.
Wat wij vragen
Eisen:
- Je hebt minimaal een afgeronde MBO+ opleiding;
- Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie waaruit blijkt dat je HBO werk- en denkniveau hebt;
- Je hebt een scherp gevoel voor prioriteiten en behoudt moeiteloos het overzicht;
- Je hebt ruime ervaring met MS Office en administratieve softwarepakketten;
- Je bent in staat om zowel zelfstandig als in een team te werken;
- Je beheerst de Nederlandse taal op niveau C2 en de Engelse taal minimaal op niveau B1.
Wensen:
- Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding of associate degree in de richting van management support, office management, communicatie, bedrijfskunde, bestuurskunde of vergelijkbaar.
Wat wij bieden
Ben jij als professional op zoek naar een interessante opdracht waarin jij het verschil kunt maken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Bij ICQ Groep krijg je de kans om te werken aan uitdagende projecten bij verschillende opdrachtgevers. Je krijgt de mogelijkheid om jezelf voortdurend te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen. We zijn op zoek naar talent zoals jij, dus waar wacht je nog op? We seek you!
Meer informatie
Meer informatie:
Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Persoonlijke motivatie: Schrijf een overtuigende motivatie in de 'ik-vorm’, waarin je kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht. Licht puntsgewijs toe hoe jij aansluit bij de gestelde eisen en wensen.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.
N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.