Projectsecretaris
De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheer aspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat de secretaris zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.
- Plaats Rotterdam
- Uren per week 32 tot 36 uren per week
- Opleiding HBO
- Vakgebied Projectmanagement
- Contracttype Tijdelijke loondienst ICQ / Detachering
- Aanvraagnummer 10407-B
Over de functie
Voor Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris.
NB. In het kader van de wDBA kan deze opdracht alleen op basis van “detachering” worden uitgevoerd. ICQ Groep biedt hiervoor diverse mogelijkheden. Hierbij kun je rekenen op een aantrekkelijk salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden. Geïnteresseerd in de mogelijkheden die wij daarvoor bieden? Ga dan naar https://www.icq-groep.nl/over-icq/nieuws/actueel/update-wet-dba-wij-zijn-er-klaar-voor-jij-ook
Opdracht:
De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheer aspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat de secretaris zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.
De hoofdtaken van de Projectsecretaris:
- Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
- Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming;
- Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
- Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
- Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten;
- Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
- Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;
- Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;
- Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;
- Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Rotterdam, Hybride
Begindatum: Per direct naar verwachting begin mei 2026
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet per week: 32-36 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 21-04-2026
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: Week 17
Over de organisatie
Nieuws uit de stad, gerse beelden en hoe Rotterdammers Rotterdam maken. In #Ons010 wonen en werken wij sinds 1340 trots aan onze dynamische stad. Met ruim 650.000 Rotterdammers van 170 nationaliteiten en de grootste haven van Europa, zijn wij inmiddels uitgegroeid tot een wereldstad. Rotterdam bouwt aan de toekomst! Bouw jij mee? Bij een stad die je elke dag uitdaagt en het beste in jou naar boven haalt, hoort een eigentijdse overheid die meebeweegt met de energie van de stad. Zo’n organisatie wil de gemeente Rotterdam zijn. Daarom bieden we je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Wij creëren de voorwaarden zodat jij de ruimte ervaart om te groeien: in de stad en binnen de eigen organisatie. In een omgeving met collega’s die veilig en vertrouwd voelt. Waar we samen beslissen en samen aanpakken!
Wat wij vragen
Eisen:
- Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding.
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris opgedaan in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën.
- Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement.
- Je hebt werkervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten blijkend uit het cv.
- Je hebt werkervaring met Microsoft Office applications zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
Wensen:
- Je hebt kennis van en werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners.
- Je hebt werkervaring met vraagstukken over gebiedsontwikkeling binnen een gemeente.
Competenties:
- Integer
- Resultaatgericht
- Proactief
- Ondernemend
- Flexibel
- Stressbestendig
- Kennis van projectmatig werken
- Samenwerkingsgericht
- Klantgericht
- Omgevingsbewust (omgaan met belangentegenstellingen)
- Aanpassingsvermogen
- Luistervaardig
- Initiatiefrijk
- Probleemoplossend vermogen
- Leiderschap
- Plannen en organiseren
- Prioriteiten stellen
- Planmatig werken
- Accuraat/Secuur
- Adviserend vermogen
- Communicatief vaardig
- Politiek sensitief
Wat wij bieden
Ben jij als professional op zoek naar een interessante opdracht waarin jij het verschil kunt maken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Bij ICQ Groep krijg je de kans om te werken aan uitdagende projecten bij verschillende opdrachtgevers. Je krijgt de mogelijkheid om jezelf voortdurend te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen. We zijn op zoek naar talent zoals jij, dus waar wacht je nog op? We seek you!
Meer informatie
Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Persoonlijke motivatie: Schrijf een overtuigende motivatie in de 'ik-vorm’, waarin je kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht. Licht puntsgewijs toe hoe jij aansluit bij de gestelde eisen en wensen.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.
N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.