Inzet capaciteit inrichting workflows
Onderdeel van de systeemaanpassingen zal een nieuw Document Management Systeem (DMS) zijn. Rondom het huidige DMS is momenteel een omvangrijke hoeveelheid maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten. Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze procesondersteuning wordt vervangen en op een nieuw platform wordt ingericht.
- Plaats Den Haag
- Uren per week 32 tot 36 uren per week
- Opleiding HBO
- Vakgebied IV/ICT
- Contracttype Tijdelijke loondienst ICQ / Detachering
- Aanvraagnummer 7044-A
Over de functie
Voor Provincie Zuid-Holland zijn wij op zoek naar een Inzet capaciteit inrichting workflows.
NB. In het kader van de wDBA kan deze opdracht alleen op basis van “detachering” worden uitgevoerd. ICQ Groep biedt hiervoor diverse mogelijkheden. Hierbij kun je rekenen op een aantrekkelijk salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden. Geïnteresseerd in de mogelijkheden die wij daarvoor bieden? Ga dan naar https://www.icq-groep.nl/over-icq/nieuws/actueel/update-wet-dba-wij-zijn-er-klaar-voor-jij-ook
Opdracht:
Onderdeel van de systeemaanpassingen zal een nieuw Document Management Systeem (DMS) zijn. Rondom het huidige DMS is momenteel een omvangrijke hoeveelheid maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten. Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze procesondersteuning wordt vervangen en op een nieuw platform wordt ingericht. Bij deze vervanging wordt tegelijkertijd een verbeterslag toegepast, gericht op zowel rationalisatie als modernisering inclusief het vergroten van het gebruiksgemak. Als aanpak voor het realiseren en implementeren van de procesondersteuning is de onderstaande fasering gekozen.
Inmiddels is de herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional requirements) afgerond, en is het platform geselecteerd waarop deze procesondersteuning zal worden ingericht, te weten: xxllnc Zaken en Notubiz. Beide systemen zijn overigens reeds binnen PZH beschikbaar en in gebruik. Daarom wordt nu capaciteit gezocht om, in samenwerking met het projectteam, de inrichting van deze platforms conform requirements te verzorgen, waarbij een agile aanpak (in sprints) voor de hand ligt. Gezien de scope van de procesondersteuning en de hoeveelheid requirements wordt op dit moment ingeschat dat voor de inrichting ervan op het nieuwe platform 3 specialisten gedurende 5 maanden nodig zijn: 2 inrichters voor xxllnc Zaken en 1 inrichter voor Notubiz. Na afronding van de inrichtingsfase volgt de uitrol naar de gebruikersorganisatie en de overdracht naar de PZH-beheerorganisatie. Voor dit laatste is ook vanuit de gevraagde capaciteit ondersteuning nodig (documentatie, kennisoverdracht, etc.).
Beschrijving procesondersteuning:
Rechtsbescherming (ondersteuning van bezwaar- en klachtenproces) Knelpunten: huidige werkwijze is sterk afhankelijk van handmatige handelingen en losse tools zoals Excel, Adobe, Outlook en iDMS. Er is geen eenduidige taakroutering. Informatie wordt op meerdere plekken opgeslagen. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatische dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht in status via dashboards/rapportages.
Besluiten (ondersteuning besluitenproces) Knelpunten: omslachtige documentselectie, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, documenten kunnen niet aangepast worden verder in het proces, integratie met andere platformen is mager of handmatig. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers, werken mogelijk vanaf mobiele devices, overzicht relevante informatie t.a.v. besluitvoorstel, overzicht en inzicht over status van besluitvoorstel, historisch en actueel overzicht van de werkvoorraad.
Informatieve brief (accorderen en versturen van correspondentie gericht aan externe partij) Knelpunten: verschillen in werkwijze (ondanks dezelfde procesondersteuning), workflows kunnen spontaan verloren gaan, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, brieven kunnen niet aangepast worden door de tekenbevoegde. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn:dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, meer mogelijkheden met betrekking tot device- en locatieonafhankelijk werken, het kunnen voorstellen van wijzigingen of zelf wijzigingen kunnen aanbrengen, ontvangen van notificaties bij status-updates van de brief, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers.
Postverzending (uitgaande post verzenden) Knelpunten: ontbreken van een betrouwbare verzendadministratie, inefficiënt gebruik van systemen en gebrek aan uniformiteit, handmatige controle op volledigheid. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: kunnen zien of een brief is verzonden, digitale track & check zodat verzonden brieven traceerbaar zijn, eenduidige werkwijze voor digitale en fysieke verzending, controle op adreskwaliteit en gegenereerde etiketten, beveiligde verzending voor vertrouwelijke brieven, koppeling aan dossiervorming.
Inkomende post (inkomende post scannen, metadateren en routeren) Knelpunten: veel handmatige stappen, vertrouwelijke post vereist aparte verwerking, export naar dossier na het scannen is foutgevoelig en vergt specialistische kennis, beperkte automatische verrijking met metadata of OCR, gebrek aan overzicht bij routering. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: post automatisch toekennen aan proces, automatisch NAW-gegevens en kenmerken herkennen en toekennen, inzicht in routering.
Publicatie (van besluiten in het kader van de Woo) Knelpunten: verweven met het besluitenproces, onduidelijke verantwoordelijkheden, verouderde weglaksoftware, samenvatting handmatig opstellen, handmatige metadatering. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatisch samenvatten en metadateren, toevoegen zienswijze in procesondersteuning en accordering en bewaking van termijnen.
Competenties:
- Sterke probleemoplossende en analytische vaardigheden, maar gedreven voor een praktisch resultaat;
- Communicatieve vaardigheden, in staat om bruggen te slaan tussen techniek en gebruikers.
- Goede planningsvaardigheden
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- In staat om in groepsverband (workshops) én 1 op 1 mensen mee te nemen tijdens de realisatie.
- In staat om soepel te schakelen tussen verschillende werkpakketten en klantgroepen.
- Teamplayer, maar kan ook zelfstandig werken;
- Resultaatgericht en heeft een proactieve werkhouding;
- Vasthoudend, stressbestendig en beschikt over doorzettingsvermogen.
Daarnaast worden voor de rol van senior inrichter aanvullend de volgende competenties gevraagd:
- Bezit leervermogen, bijv. maakt zich de bestaande architectuuromgeving snel eigen
- Toont leiderschap, is bijv. in staat om aansturend en coördinerend op te treden richting de andere inrichter(s)
- Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van testen en inrichting van koppelingen. Naast eerdergenoemde generieke competenties worden voor de rol van inrichter xxllnc Zaken resp. Notubiz aanvullend de volgende competenties gevraagd:
- Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van inrichting van xxllnc Zaken resp. Notubiz
Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den Haag
Begindatum: 10-11-2025
Einddatum: 30-06-2026
Optie op verlenging: ja
Inzet per week: 32-36 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 22-10-2025
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: n.t.b.
Over de organisatie
In de provincie Zuid-Holland werken wij aan de maatschappelijke vraagstukken van morgen. En zien volop kansen, omdat juist in Zuid-Holland ontzettend veel samenkomt. Samen met inwoners, andere overheden, ondernemers en onderzoekers maken wij Zuid-Holland elke dag beter, op het gebied van bereikbaarheid, schone energie, economie, natuur, wonen en gezondheid en veiligheid.
Wat wij vragen
Eisen:
- Gedurende de periode van 10 november 2025 tot 30 juni 2026 beschikbaar voor 32-36 uren per week voor de voorbereiding uitvoering en realisatie van het project en is flexibel inzetbaar.
- Minimaal een aantoonbaar behaald relevante HBO-diploma of aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau;
- Aantoonbare werkervaring met het inrichten van processen op minimaal één (1) van beide platformen (xxllnc Zaken / Notubiz);
- Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen;
- Praktische ervaring met het werken in scrum/agile teams tijdens inrichtingstrajecten.
- Minimaal aantoonbare werkervaring met (het bouwen/inrichten van) koppelingen tussen zaaksystemen/bestuurlijke informatiesystemen en andere taakapplicaties;
Wensen:
- Aantoonbare werkervaring in de betreffende rol met de inrichting van een of beide platforms gedurende de afgelopen vijf (5) jaar.
- Aantoonbare werkervaring binnen afgeronde klantprojecten in agile/scrum-teamverband gedurende de afgelopen zeven (7) jaar.
- Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen.
Wat wij bieden
Ben jij als professional op zoek naar een interessante opdracht waarin jij het verschil kunt maken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Bij ICQ Groep krijg je de kans om te werken aan uitdagende projecten bij verschillende opdrachtgevers. Je krijgt de mogelijkheid om jezelf voortdurend te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen. We zijn op zoek naar talent zoals jij, dus waar wacht je nog op? We seek you!
Meer informatie
Meer informatie:
Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Persoonlijke motivatie: Schrijf een overtuigende motivatie in de 'ik-vorm’, waarin je kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht. Licht puntsgewijs toe hoe jij aansluit bij de gestelde eisen en wensen.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.
N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.
